Komputer Administrasi
Secara
etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).
Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa
Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer.
Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata
administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct
(menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari
bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat,
surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988:
2)
Secara
ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat
pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar
atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan
bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai
tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques
of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai
pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok
orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam
Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu
daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang
tinggi.
Komputer
Administrasi adalah salah satu mata kuliah khusus yang ada di Universitas
Negeri Jakarta khususnya pada Konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran .
Mata kuliah Komputer Administrasi termasuk ke dalam Mata Kuliah Keahlian
Berkarya (MKB). Mata kuliah ini mempunyai bobot 2 SKS. Sesuai dengan
karakteristiknya, mata kuliah ini mempunyai fokus yaitu optimalisasi teknologi
infomrasi dalam mengelola administrasi. Mata kuliah ini memberikan mahasiswa
kompetensi tentang pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang
professional dalam penggunaan komputer dan perannya dalam dunia usaha serta
lapangan usaha.
Komputer
Administrasi Perkantoran pada umumnya untuk menambah kemampuan menggunakan
komputer untuk urusan administrasi kantor. Peserta didik akan belajar
aplikasi-aplikasi populer yang biasa digunakan untuk keperluan administrasi,
yaitu Ms. Word, Ms. Excel, Ms. Power Point, Ms. Outlook dan Internet serta
aplikasi-aplikasi perkantoran yang berjalan di internet.
Komputer
adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan
bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah
sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk
melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan instruksi
ataupun program yang diberikan kepadanya.
Administrasi
perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
Jadi,
Komputer Administrasi adalah serangkaian mesin elektronik yang membantu
kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggeraan kebijaksanaan untuk mencapai
tujuan tertentu secara efektif dan efesien.
Perkembangan
teknologi informasi telah menambah ke berbagai aktivitas kehidupan dunia bisnis
termasuk kegiatan administrasi. Karena apapun bentuk dan tujuannya, besar
maupun kecil bisnis yang dijalankan, sudah dapat dipastikan terdapat kegiatan
administrasi didalamnnya. Pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional.
Dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan
perangkat teknologi informasi.
Komputerisasi telah merubah
pandangan dan cara kerja seseorang, pekerjaan administrasi yang bersifat manual
sudah hampir ditinggalkan. Pengisisan formulir engan sistem online, elektronik
filing system membantu mempermudah pengelolaan administrasi karena database
digital telah berkembang sangat cepat, cukup satu kali klik, file digital
ditemukan. Berbagai template korespondensi telah tersedia, proses penghitungan,
penggandaan, scaning dokumen dan lain-lain dengan fasilitas komputer semakin
murah.
Kemajuan dan perkembangan teknologi
komputer dibidang administrasi harus diimbangi dengan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap profesional penggunanya. Dalam komputer administrasi,
akan membantu calon tenaga administrasi dalam mengelola kegiatan administrasi.
Dalam
komputer administrasi juga memanfaatkan secara optimal, berbagai kemampuan yang
dimiliki Microsoft Office seperti: Microsoft Word guna membuat dokumen,
Microsoft Power Point untuk membuat power point untuk presentasi, Microsoft
Excel utuk membuat perhitungan, dan lain-lain. Konsep mengetik cerdas dengan
memanfaatkan fasilitas Short Keys akan membantu mempercepat pengetikan.
Pengelolaan administrasi kearsipan dengan memanfaatkan fasilitas hyperlink,
akan membantu mempercepat penemuan file. Desain presentasi dengan memanfaatkan
fasilitas hyperlink, akan mempermudah presenter dalam menemukan materi yang ada
dalam slide. Desain presentasi otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada
komputer dalam menggerakkan teks, animasi, audio-visual, dan bahkan durasi
presentasi pun dapat dikelola sesuai dengan ketersediaan waktu, akan memberikan
kemudahan bagi presenter dalam mengeola kegiatan presentasi.
Dan
berbagai kemampuan lain yang dapat dikembangkan dalam kegiatan administrasi
perkantoran,dikupas dalam komputer administrasi. Termasuk didalamnya bagaimana
cara mencari dan dan menemukan dokumen di interne secara cepat dan tepat dalam
format doc, xls, ppt dan pdf. Ini akan memudahkan paa pengguna, karena
ketersediaan dokumen yang dikehendaki akan mudah dilacak.
Yang menjadi
fokus pembahasan dalam komputer administrasi adalah mengenai pemafaatan potensi
Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk kepentingan pengelolaan kegiatan
administrasi. Materi pokok yang disajikan di dalam kompuer administrasi ini
adalah:
1.
Praktik
mengetik cerdas
2.
Praktik
proteksi dokumen dan pencegahan virus
3.
Praktik
mengelola arsip dengan memanfaatkan hyperlink
4.
Praktik
membuat form
5.
Praktik
mengetik naskah ilmiah atau karya tulis
6.
Praktik
desain presentasi otomatis dan link
7.
Praktik
desain pekerjaan administrasi khusus (sertifikat, piagam, kartu nama dan
brosur)
8.
Praktik
pemanafaat internet secara efektif , dan
9.
Praktik
penggunakan Teknologi Informasi dan Komuniksai sesuai dengan prinsip-prinsip
yang benar.
Dengan
mepelajari komputer administrasi ini diharapkan dapat memiliki kompetensi
berupa pemahaman, keterampilan dan sikap profesional yang terus berkembang dan
meningkat dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi khususnya dalam
mengelola pekerjaan administrasi perkantoran.
Setelah
mempelajari komputer administrasi diharapkan;
·
Dapat
mengetik degan kecepatan dengan kecepatan tinggi dengan hasil yang rapih dan
tidak ada kesalahan.
·
Dapat
memproteksi dokumen penting dan mencegah kehilangan atau kerusakan file akibat
virus
·
Dapat
menegelola file dengan menggunakan Microsoft Word dan atau Excel sehingga file
terorganisir dan mudah ditemukan
·
Dapat
membuat form atau format master dan menggabungkannya dengan database dengan
fasilitas Mail Marge
·
Dapat
mengetik naskah ilmiah sesuai dengan ketentuan pengetikan yang berlaku
·
Dapat
membuat desain presentasi yang menarik dengan memanfatkan otomatisasi dan
hyperlink
·
Dapat
membuat berbagai desain pekerjaan yang diperlakukan dalam menunjang kegiatan
administrasi
·
Dapat
memanfaatkan mesin pencari dokumen secara efektif dan efisien
·
Memiliki
sikap kerja profesional dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
